PIATTAFORMA EVOLUTA DI CONDIVISIONE DOCUMENTALE

Introduzione
apFile è una piattaforma di condivisione documentale erogata in modalità ASP (application service provider).
Per utilizzare apFile è sufficiente un browser web e una connessione ad Internet. Non è necessario installare nulla né da parte degli utilizzatori né a parte degli amministratori del sistema.

Scenari di utilizzo
La piattaforma è pensata per venire incontro a diversi scenari di collaborazione e di fruizione dei contenuti molto comuni tra i componenti delle aziende e le agenzie. apFile può essere utilizzata sia in lingua italiana che in lingua inglese.

• Pubblicazione di file verso terze parti in area riservata (Publishing)
• Scambio di file all’interno di gruppi lavoro (TeamWork)
• Scambio di file tra due persone (One-To-One)
• Backup di file (Personal Space)

Ciascun utente ha accesso ad un proprio sottoinsieme di collaborazioni – anche di tipo diverso – e ne può attivare delle nuove; il tutto è regolamentato da un sistema di attribuzione di privilegi di accesso e di diritti funzionali agli utenti.

Collaborazione Publishing
La collaborazione Publishing viene incontro alla necessità di poter pubblicare in un’area riservata una serie di informazioni verso utenti che potranno solo visualizzarle e scaricarle. Si pensi ad esempio a queste tipologie di utilizzo:

• Pubblicazione di cartelle stampa per giornalisti
• Pubblicazione di dati di bilancio
• Messa a disposizione dei propri clienti di semilavorati elettronici per approvazione (disegni, progetti, ecc.)
• Notizie di interesse generale

Si possono creare tante collaborazioni publishing quante sono le necessità; creare gli utenti ospiti, attribuirgli e inviargli automaticamente una password di accesso e abilitarne l’accesso alla collaborazione.

Collaborazione TeamWork
Nella collaborazione TeamWork ciascun utente abilitato può collaborare nello scambio dei documenti, inviando i propri e leggendo quelli degli altri.
Questo è molto utile per i gruppi di lavoro distribuiti geograficamente che hanno bisogno di trovare uno spazio virtuale nel quale concentrare i propri elaborati e condividerli tra tutti.
Una collaborazione TeamWork spesso corrisponde ad un progetto di lavoro (ad esempio: “Progettazione ponte sul Danubio”) e può essere composta da diverse cartelle, su ciascuna delle quali possono essere specificati diritti di lettura/scrittura (download/upload dei file) differenziati per i componenti del gruppo.

Collaborazione OneToOne
La collaborazione OneToOne è un caso semplificato della collaborazione TeamWork dove i componenti del gruppo di lavoro sono solo due. In questo caso entrambi i componenti possiedono automaticamente i diritti di lettura/scrittura sulle varie cartelle che costituiscono la collaborazione.

Personal Space
In questo caso solo l’utente che ha creato lo spazio potrà accedervi: molto utile per effettuare i backup geografico dei propri lavori importanti.

Funzionalità trasversali
Di seguito alcune caratteristiche comuni alla varie collaborazioni.

Il proprio profilo
Ciascun utente può modificare alcune caratteristiche del proprio profilo tra cui:

• L’icona o foto con cui viene rappresentato agli altri utenti nel caso di collaborazione TeamWork o OneToOne
• Attivare/disattivare la ricezione via e-mail di notifiche automatiche sulla presenza di nuovi files in una collaborazione nella quale è inserito.
• Cambiare la lingua dell’interfaccia utente

Upload files

• I file possono essere inviati individualmente o in insiemi correlati; questa seconda opzione permette un raggruppamento visivo che evita la necessità di creare delle sottocartelle.
• Gli upload possono essere effettuati in modalità Form o in modalità Applet: la modalità form lavora un file alla volta e permette di codificare lo stesso in maniera fine (con titolo, abstract, eventuale miniatura allegata manualmente, ecc.) e si adatta quindi bene al caso del Publishing; la modalità Applet permette invece la selezione in massa di file dal proprio hard disk e l’invio degli stessi con un singolo click; in questo caso la codifica sarà automatica.
• Dei files di tipo immagine (.gif e .jpg) viene creata automaticamente una versione miniatura che viene utilizzata nelle liste, come preview del contenuto, al fine di migliorare la selezione dei file da scaricare.

Aspetto grafico
Al beneficio della centralizzazione della piattaforma, si affianca la possibilità di preservare i propri stili grafici aziendali; è previsto l’intervento sull’aspetto grafico attraverso la visualizzazione del logo aziendale e l’utilizzo del colori aziendali.

Ricerca
All’interno di ciascuna collaborazione è presente un motore di ricerca in grado di recuperare i file in base ai dati di classificazione degli stessi (nome file, titolo, abstract, parole chiave). Lo stesso tipo di motore può essere utilizzato a monte dell’ingresso nelle collaborazioni per cercare tra tutti i documenti appartenenti alle collaborazioni a cui l’utente è abilitato.

Gestione spazio
Il modello commerciale di abbonamento al servizio è basato principalmente sullo spazio allocato per i files. Per questo motivo sono presenti delle funzionalità di monitoraggio dello spazio occupato da parte dell’utente amministratore aziendale, con possibilità di intervento per l’eliminazione degli stessi, in qualunque collaborazione si trovino.

Modulo di richiesta
Possibilità all’interno di una determinata collaborazione di creare una pagina web attraverso la quale gli utenti possono inviare una richiesta ad un indirizzo e-mail scelto liberamente dall’amministratore del sistema. 

News
Possibilità di scrivere una news che tutti possono leggere nella home page della piattaforma.